Text copied to clipboard!
Otsikko
Text copied to clipboard!Istunnon Hallinnoija
Kuvaus
Text copied to clipboard!
Etsimme motivoitunutta ja järjestelmällistä istunnon hallinnoijaa liittymään tiimiimme. Tässä roolissa vastaat erilaisten kokousten, istuntojen ja tapahtumien hallinnasta, aikataulutuksesta ja koordinoinnista. Tehtävässä menestyminen edellyttää erinomaisia organisointitaitoja, viestintäkykyä ja kykyä toimia paineen alla.
Istunnon hallinnoijana toimit keskeisessä roolissa varmistamassa, että kaikki istunnot sujuvat suunnitellusti ja tehokkaasti. Tehtäviisi kuuluu osallistujien koordinointi, materiaalien valmistelu, teknisten järjestelyjen varmistaminen sekä istuntojen dokumentointi. Lisäksi toimit yhteyshenkilönä eri sidosryhmien välillä ja huolehdit siitä, että kaikki osapuolet ovat ajan tasalla.
Työympäristö on dynaaminen ja monipuolinen, ja tehtävä tarjoaa mahdollisuuden kehittää omaa osaamista hallinnollisissa ja viestinnällisissä tehtävissä. Etsimme henkilöä, joka on oma-aloitteinen, tarkka ja kykenee työskentelemään sekä itsenäisesti että osana tiimiä. Aiempi kokemus hallinnollisista tehtävistä tai tapahtumien järjestämisestä katsotaan eduksi.
Tarjoamme sinulle mahdollisuuden työskennellä merkityksellisessä roolissa, jossa pääset vaikuttamaan organisaation toiminnan sujuvuuteen. Saat tueksesi osaavan tiimin ja mahdollisuuden kehittää itseäsi ammatillisesti. Jos olet kiinnostunut hallinnollisista tehtävistä ja nautit järjestyksen ylläpitämisestä, tämä tehtävä voi olla juuri sinua varten.
Vastuut
Text copied to clipboard!- Istuntojen aikataulutus ja kalenterien hallinta
- Osallistujien kutsuminen ja vahvistusten seuranta
- Kokousmateriaalien valmistelu ja jakelu
- Teknisten järjestelyjen, kuten videoyhteyksien, varmistaminen
- Istuntojen dokumentointi ja pöytäkirjojen laatiminen
- Yhteydenpito eri sidosryhmien kanssa
- Tilavaraukset ja logistiikan koordinointi
- Mahdollisten ongelmatilanteiden ratkaiseminen istuntojen aikana
- Tietosuojan ja luottamuksellisuuden varmistaminen
- Raporttien ja koosteiden laatiminen johdolle
Vaatimukset
Text copied to clipboard!- Kokemusta hallinnollisista tehtävistä tai tapahtumien koordinoinnista
- Erinomaiset organisointi- ja ajanhallintataidot
- Hyvät viestintä- ja vuorovaikutustaidot
- Kyky työskennellä paineen alla ja useiden tehtävien parissa
- Hyvä suomen ja englannin kielen taito
- Tietotekninen osaaminen (esim. Office-ohjelmat, videoneuvottelutyökalut)
- Tarkkuus ja huolellisuus dokumentoinnissa
- Oma-aloitteisuus ja itsenäinen työote
- Asiakaspalveluhenkisyys ja yhteistyökyky
- Valmius joustavaan työaikaan tarvittaessa
Mahdolliset haastattelukysymykset
Text copied to clipboard!- Millainen kokemus sinulla on istuntojen tai kokousten hallinnoinnista?
- Miten varmistat, että kaikki osallistujat ovat ajan tasalla ennen istuntoa?
- Kuvaile tilanne, jossa jouduit ratkaisemaan ongelman istunnon aikana.
- Miten hallitset useita samanaikaisia tehtäviä kiireisessä ympäristössä?
- Mitä teknisiä työkaluja olet käyttänyt istuntojen järjestämisessä?
- Miten varmistat luottamuksellisten tietojen käsittelyn asianmukaisesti?
- Miten toimit, jos istuntoon liittyy viime hetken muutoksia?
- Miten kehittäisit istuntojen hallintaprosessia organisaatiossa?
- Miten toimit yhteistyössä eri sidosryhmien kanssa?
- Mikä motivoi sinua työskentelemään hallinnollisissa tehtävissä?
